Yksityisyys ja tietosuoja
Yleistä
Perustuslaissa on määritelty jokaiselle kuuluva oikeus omaan yksityisyyteen, ja jokaiselle on turvattava yksityiselämän suoja. Puhuttaessa tietosuojasta, tarkoitetaan pääasiassa yksilön yksityisyyden ja luottamuksen turvaamista, eli käytännössä katsoen erilaisten henkilötietojen oikeaoppista käsittelyä, sekä niiden suojaamista.
Yksityisyys ja tietosuoja työelämässä
Työelämässä käsiteltävien henkilötietojen käsittelystä on asetettu laki yksityisyyden suoja työelämässä. Siinä asetettujen edellytysten tarkoituksena on turvata työntekijän tiedot muun muassa tarpeellisuusvaatimuksen nojalla. Tarpeellisuusvaatimus on ehdoton, eikä siitä voi poiketa edes työntekijän suostumuksesta. Tarpeellisuusvaatimus on lyhykäisyydessään ehto, joka oikeuttaa työnantajaa käsittelemään työntekijän tietoja pelkästään siltä osin, kun tiedot ovat välittömästi tarpeellisia työntekijän työsuhteen osalta.
Työnantajalle on myös asetettu edellytyksiä tietojen keräämistä ja säilyttämistä varten; työnantaja ei saa kerätä tietoa muualta ilman työntekijän suostumusta eikä säilyttää vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Työsuojeluhallinnon verkkopalvelussa on lyhyesti koottu yksityisyyden suoja työpaikalla. Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:
saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Terveydentilatiedot
Terveydentilatiedot luokitellaan erityisiksi henkilötiedoiksi, joiden keräämisen ja käsittelyn tulee olla välittömästi tarpeellista työsuhteen kannalta. Tietoja kerätään työntekijältä itseltään tai kirjallisella suostumuksella myös muualta, jos tarve niin vaatii. Terveystietoja saavat käsitellä työpaikalla vain ne nimetyt henkilöt, jotka ovat työsuhteeseen nähden päättävässä tai toimeenpanevassa asemassa ja joille on siitä syystä välttämätöntä päästä tietoihin käsiksi. Terveystietoja tulee säilyttää erillään muista kerätyistä henkilötiedoista.
Henkilöluottotiedot
Jos työnkuva edellyttää erityistä luotettavuutta ja työtehtäviin liittyy mahdollisuus taloudellisen hyödyn tavoitteluun, on työnantajalla oikeus pyytää tietoonsa työntekijän luottotiedot. Luottotietoja saadaan pyytää vain jo tehtävään valitulta henkilöltä, eli esimerkiksi haastatteluvaiheessa niitä ei tarvitse esittää, mutta ehto on ilmoitettu työnhakuilmoituksessa. Luottotietojen selvitys tulee ensisijaisesti hankkia työntekijältä itseltään, mutta työnantaja vastaa niiden hankkimiskustannuksista. Jos työnantaja hankkii tiedot itse, on työntekijälle ilmoitettava, mistä rekisteristä tietoja haetaan.
Kun haet työtäTyönhaun prosessissa kaikki työnantajalle tarvittavat henkilötiedot tulee tulla hakijalta itseltään. Työnantaja voi pyytää tarvittaessa joitain todistuksia, joita voidaan hakea muualta vain, jos työnhakijalta on saatu kirjallinen suostumus. Työnhakijasta ei saa hakea tietoa etukäteen edes Googlesta, kysyä entisiltä työnantajilta eikä suosittelijoilta. Työnantaja saa pyytää ja kysyä hakijalta ainoastaan tietoja, joilla on välitön merkitys työsuhteen kannalta. Esimerkiksi rotuun, uskontoon, poliittiseen mielipiteeseen, ammattiliiton jäsenyyteen ja seksuaaliseen suuntautumiseen liittyvien tietojen kysyminen ja kerääminen on kiellettyä. Työnhakijalla on oikeus kieltäytyä vastaamasta ja luovuttamasta haku- ja haastatteluvaiheessa tietoja, jotka ovat epäolennaisia työsuhteen kannalta.
Työsuhteessa
Työsuhteessa olevalta henkilöltä saadaan kerätä ja säilyttää vain sellaisia tietoja, jotka ovat ehdottoman oleellisia työsuhteen kannalta. Työsuhteen aikaisia terveystietoja, jotka ensisijaisesti on kerätty työntekijältä itseltään, saavat käsitellä vain tähän erikseen nimetyt henkilöt, eivätkä he saa luovuttaa tietoja eteenpäin ilman työntekijän suostumusta.
Työnantaja voi velvoittaa työntekijän tai -hakijan toimittamaan huumausainetestin, johon henkilö voi olla myös suostumatta. Testiin suostumaton työnhakija voidaan jättää huomiotta tehtävää täytettäessä.
Työantajalla on myös tietyissä tilanteissa oikeus asettaa tiloihinsa kameravalvonta, jolla turvataan niin henkilöt kuin tiloissa oleva omaisuus tai, kun jokin tuotantoprosessi vaatii sitä toimivuutensa vuoksi. Kameravalvontaa ei saa käyttää työntekijöiden tarkkailuun eikä sitä saa asettaa esimerkiksi pukuhuoneisiin, wc-tiloihin tai muihin henkilökohtaisiin tiloihin. Kameravalvonnan tulee olla avointa ja siitä on tehtävä työntekijöille yhteistoiminta- ja kuulemismenettelyn jälkeen selvitys, miten ja missä tilanteissa mahdollisia tallenteita käytetään ja säilytetään sekä kameroiden sijainnista. Kameravalvonnasta on myös ilmoitettava näkyvällä paikalla niissä tiloissa, joissa sitä suoritetaan.
Sähköposteja työnantajalla on oikeus lukea vain erityisissä, tarkasti määritellyissä poikkeustilanteissa. Poikkeustilanne voi olla esimerkiksi tilanne, jossa työntekijä on pidemmän jakson poissa töistä, eikä ole hyödyntänyt automaattivastausta, ei ole asettanut edelleen lähetyspalvelua ja sähköpostiin tiedetään tulleen postia, jonka hoitaminen on oleellista yrityksen toiminnan jatkumisen kannalta. Näiden lisäksi on sähköpostista haettavan tiedon oltava kiireellistä ja sen otsikosta on käytävä ilmi, että viesti liittyy olennaisesti yrityksen toiminnan pyörittämiseen. Ensisijaisesti työnantajan on oltava yhteydessä viestin lähettäjään ja saada asia hoidettua sitä kautta. Henkilökohtaisia viestejä ei saa avata. Sähköpostien lukemisesta on myös toimitettava työntekijälle kirjallinen selvitys, josta ilmenee miksi ja mitä on haettu, sekä kuka on hakenut ja koska.
Kun vaihdetaan työpaikkaa, on työnantajalla oikeus käsitellä tiedostoja, joita työntekijä on työsuhteen aikana tehnyt. Työnantajalla on myös velvollisuus säästää työntekijästä kerättyjä tietoja vain laissa määritetyn ajan ja sen jälkeen ne on tuhottava oikeaoppisesti.
Omaa pohdintaa
Teknologian kehittyessä on tietoturva ja yksilön suojan rooli entistä merkittävämmässä asemassa. Surullisenkuuluisia tietomurtoja on tapahtunut ja hyvinkin arkaluontoisia tietoja vuotanut vääriin käsiin. En tiedä tuleeko koskaan mitään niin suojattua järjestelmää, ettei sitä joku voisi halutessaan hakkeroida ja varastaa tietoja. Toinen seikka, johon yritysten on kiinnitettävä huomiota, ovat henkilöt, jotka näitä arkaluontoisia tietoja käsittelevät. Esimerkkinä sairaanhoitoalalla, josta harmillisen usein näkee kirjoitettavan rikosuutisia potilastietojen urkinnasta, tässä olisi mielestäni kehittämisen kohdetta.
Minilex (n.d.) Yksityisyys ja henkilötietojen suoja. Haettu 2.4.2021 osoitteesta https://www.minilex.fi/t/yksityisyys-ja-henkil%C3%B6tietojen-suoja
Finlex (n.d.) Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, Haettu 2.4.2021 osoitteesta https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2004/20040759
Työsuojelu.fi (n.d.) Yksityisyyden suoja. Haettu 2.4.2021 osoitteesta https://www.tyosuojelu.fi/tyosuhde/oikeudet-ja-velvollisuudet-tyossa/yksityisyyden-suoja
Työ- ja elinkeinoministeriö (n.d.) Yksityisyyden suoja työelämässä. Haettu 2.4.2021 osoitteesta https://tem.fi/tyoelaman-tietosuoja